SISTEM PENGARSIPAN DOKUMEN PADA BAGIAN SEKRETARIAT DINAS KEBUDAYAAN, PARIWISATA, DAN EKONOMI KREATIF PROVINSI SUMATERA UTARA

Abstract

Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis efektivitas sistem pengarsipan dokumen pada Bagian Sekretariat Dinas Kebudayaan, Pariwisata, dan Ekonomi Kreatif Provinsi Sumatera Utara. Penelitian dilakukan berdasarkan kegiatan magang dengan menggunakan metode deskriptif kualitatif melalui observasi dan keterlibatan langsung dalam proses administrasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem pengarsipan yang diterapkan menggunakan kombinasi metode manual dan digital, yaitu sistem nomor, sistem klasifikasi, pencatatan buku agenda, serta dokumentasi berbasis komputer. Dokumen diklasifikasikan berdasarkan jenis dan fungsi untuk memudahkan penelusuran serta menjaga keteraturan administrasi. Faktor pendukung meliputi pembagian tugas yang jelas, pengalaman pegawai, serta adanya pedoman kerja. Adapun kendala yang dihadapi antara lain keterbatasan ruang penyimpanan arsip, risiko kerusakan dokumen fisik, serta keterbatasan sarana dan prasarana. Secara umum, sistem pengarsipan dapat dikategorikan cukup efektif karena dokumen dapat ditemukan kembali saat dibutuhkan dan proses administrasi berjalan tertib. Penelitian ini merekomendasikan pengembangan sistem e-arsip yang terintegrasi serta digitalisasi arsip lama secara bertahap untuk meningkatkan efisiensi, keamanan, dan kualitas pelayanan.